Unternehmen pflegen Kunden- oder Produktdaten, archivieren Bildmaterial und publizieren geschäftsrelevante Informationen. Dafür verwenden sie verschiedene Softwaretools. In der kommenden Generation der Enterprise-Content-Management-Systeme werden diese Funktionalitäten nun zusammengefasst sein.
Seit der Einführung des Internets besteht das Bedürfnis, Inhalte einfach und ohne tief gehendes Informatik- Know-how publizieren zu köndie Benen. Neben vielen auf bestimmte Kunden zugeschnittenen Individualentwicklungen, die über die Jahre hinweg um immer neue Funktionalitäten erweitert wurden, entstanden Mitte der 1990er-Jahre die ersten kommerziellen Content Management Frameworks. Gleichzeitig eroberten andere Plattformen die neuen Märkte wie ECommerce, Online Customer Relationship Management, Dokumentenmanagement oder Digital Asset Management. Die Integration der verschiedenen Systeme beschäftigte in den letzten zehn Jahren zahlreiche Systemintegratoren und Internetagenturen. Hohe Abhängigkeiten zwischen Unternehmen und Informatikdienstleistern trieben die Kosten in die Höhe – Flexibilität in Bezug auf die Unternehmensprozesse war in vielen Fällen trotzdem ein Fremdwort.
Die Systeme rücken zusammen
Die Software-Hersteller erkannten schon bald die Integrationsproblematik. Während Content-Management- Systeme um Integrationsschnittstellen und Zusatzfunktionen aus den verschiedenen Bereichen wie E-Commerce oder Dokumentenmanagement erweitert wurden, integrierten die Hersteller anderer unternehmensrelevanter Plattformen entsprechende Content-Management- Funktionalitäten in ihre Produkte. Um nur eines der vielen Beispiele zu nennen: Intershop, ursprünglich eine E-Commerce- Plattform, bietet heute Module von Content Management über Customer Relationship Management bis hin zu Online-Marketing.
Nach einer Konsolidierungsphase sind heute Content-Management- Produkte auf dem Markt, die die meisten Aufgabenbereiche rund um das digitale Content-, Daten- und Bildmanagement abdecken. Gegenüber Individualentwicklungen bringen diese einige entscheidende Vorteile mit sich. Zum einen bieten sie Unabhängigkeit von einem Informatikdienstleister und damit einen gewissen Investitionsschutz. Zum anderen stellen sie die meisten geforderten Funktionalitäten wie WYSIWYG-Editing, einfache Erweiterbarkeit um neue Inhaltsseiten, Freigabemechanismen oder Zugriffsberechtigungen out of the box zur Verfügung. Für mehr Attraktivität der Standardprodukte sorgen ausserdem die sinkenden Lizenzkosten und ASP-Modelle für Content-Management-Systeme (Miete der Lizenz durch den Internet- und Application Provider). Mit monatlichen Kosten von rund 200 Franken (einschliesslich Hosting) wird CMS dadurch auch für KMUs erschwinglich.
Was früher aufwändig integriert werden musste, wird heute als ECM-Suite vereint angeboten
Was in Zukunft gebraucht wird
Je flexibler ein Unternehmen bleiben will, desto mehr Flexibilität und Einfachheit verlangt es von seinem künftigen Content-Management-System. Ein Augenmerk wird vor allem auf folgende Themenbereiche gerichtet:
Pflege dynamischer Inhalte Die Pflege von statischem Inhalt durch Benutzer ohne tief gehende Informatikkenntnisse ist mit den aktuellen Content-Management- Systemen problemlos möglich. Anders sieht es bei den immer häufiger verwendeten dynamischen Inhalten aus. Gerade im Bereich des Online-Marketings nimmt der Einsatz von Flash stark zu. Sites wie Nike Air leben von Video, Animation, 3-D-Darstellungen und einer explorativen Navigation. Hier stossen die aktuellen Systeme an ihre Grenzen. Entgegen den Beteuerungen der CMS-Hersteller braucht es hier den Griff in die IT-Trickkiste, um über eigens entwickelte Module eine Verbindung zwischen einer Flash-Animation und dem Content-Management- System zu schaffen, sobald man mehr will, als eine Animation lediglich auszutauschen.
Layout-Pflege, Anpassungen CD/CI Unternehmensseiten haben eine durchschnittliche Lebensdauer von drei bis fünf Jahren, Promotionsseiten sogar noch deutlich weniger. Wenn der Inhalt im Content- Management-System sauber von der Darstellung getrennt wird, lassen sich beispielsweise CD/CIAnpassungen realisieren, ohne die gesamten Inhalte neu aufarbeiten zu müssen. Gleichzeitig wird es nötig sein, die Gestaltung von Templates – Vorlagen für Webseitentypen – zu vereinfachen. Fast jeder Mitarbeiter kann heute die Inhaltspflege übernehmen, für Templates hingegen sind immer noch interne oder externe Informatikspezialisten nötig.
Formularmanagement Mit den Werkzeugen, die den Autoren heute vom Content- Management-System zur Verfügung gestellt werden, ist es ohne Fachkenntnisse nicht möglich, ein Formular mit dahinter liegendem Workflow zu erstellen und zu gestalten. Auch hier sind Vereinfachungen gefragt.
Inhaltspflege aus Office Dank Browsern mit WYSIWYGEditoren kann heute praktisch jedermann im Unternehmen Webinhalte bearbeiten. Allerdings braucht es zumindest eine kurze Einführung in die Bedienung des CMS – obwohl doch jeder Computerbenutzer mit den Standardfunktionen von Microsoft Office vertraut ist. Was liegt näher, als formatierte Texte und Tabellen direkt aus Word oder Excel zu publizieren?
Erweiterung der Website-Struktur Autoren sind in der Lage, Webinhalte selbstständig zu pflegen. Eventuell sind Workflows im Einsatz, die die Freigabe und das Schalten von Inhalten gemäss den Geschäftsprozessen erlauben. Aber ist es auch ohne IT-Unterstützung möglich, nicht nur einzelne Seiten hinzuzufügen, sondern komplette Inhaltsstrukturen für beispielsweise ein neues Produkt zu erstellen? Was für die Inhaltspflege gang und gäbe ist – ein WYSIWYG-Editor – wird künftig auch für die Anpassung der Website- Struktur verlangt.
Internet/Intranet/Extranet Für die Kommunikation intern oder mit den Geschäftspartnern heisst das Zauberwort Enterprise Content Management – die einfache Möglichkeit, strukturierte Dokumentenablage, Zusammenarbeitsfunktionen (Collaboration), das Management der multimedialen Objekte wie Werbespots, Produktbilder und Produktdatenblätter oder die Schaltung einer kleinen Site für den nächsten Mitarbeiterevent effizient, umfassend und konsistent zu organisieren. Und zwar ohne grossen Aufwand für Zugriffsberechtigungen, ohne IT-Unterstützung, ohne dass neue Lizenzkosten anfallen oder dass ein neues Informatikwerkzeug eingeführt werden muss.
Trotz aller Vereinfachungen: Die für die Inhaltspflege verantwortlichen Personen im Unternehmen werden auch in Zukunft so wichtig sein wie heute. Denn gerade im Online-Marketing, wo zunehmend audiovisuell aufgearbeitete Informationen erwartet werden, braucht es ein gutes Gespür für Visualität, Emotionslenkung und Navigationsmechanismen, die verständlich und einfach zu bedienen sind. Und auch wenn viele Aufgaben im Unternehmen von kompetenten Mitarbeitern selbstständig erledigt werden, wird der Einsatz einer innovativen Web-Agentur mit feinem Frontend-Gespür einen grossen Mehrwert bringen.
Die Begriffe
Ein Content-Management-System erlaubt die gemeinsame Erstellung, Bearbeitung und Publikation von Text, Bild und anderen multimedialen Inhalten. Aktuelle Systeme sind heute so einfach, dass Benutzer sie auch ohne Programmierkenntnisse bedienen können.
Dokumentenmanagement-Systeme erlauben die elektronische Verwaltung von Unternehmensdokumenten wie zum Beispiel Bildern, Produktdatenblättern oder Geschäftsberichten und ermöglichen Versionierung, die Erfassung von Metadaten zu Dokumenten und regeln Zugriffsberechtigungen.
Digital Asset Management wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die grosse Mengen an visuellen Daten, zum Beispiel Bild- oder Videodaten, zu verwalten haben. Sie integrieren sich in der Regel mit Werkzeugen wie QuarkXPress für die weitere Verarbeitung
Als Intranet werden in der Regel Bereiche eines Internetauftritts bezeichnet, auf die nur im unternehmensinternen Netzwerk zugegriffen werden kann, während der Begriff Extranet Bereiche eines Internetauftritts bezeichnet, die für registrierte Benutzer, wie zum Beispiel Händler, nach einem Login zur Verfügung stehen.
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